又到了毕业季，面临毕业的小伙伴们毕业论文应该完成的差不多了吧。论文完成后，格式的修改至关重要，在前面的推文中，我们为大家分享了一些Word的实用技巧（超级实用的Word使用技巧，科研办公速成修炼秘笈），本期内容针对格式修改方面继续为大家分享Word的使用技巧，希望能对大家有所帮助！
论文格式修改时，一般都有固定的行间距格式要求，为了提高修改效率，我们可以通过快捷键来快速设置行间距。其中“Ctrl+1 ”可快速设置1倍行距；“Ctrl+2 ”可快速设置2倍行距；“Ctrl+5 ”可快速设置1.5倍行距。
2. 快速换页
我们在撰写毕业论文时，通常新的章节要求另起一页。很多同学都是通过狂敲回车来进行换页操作，如此一来，如果前面的内容有所改动，后面的部分就容易出现格式错误。实际上，我们只需要在需要换页的文字后，“Ctrl+回车”就可以直接换到第二页啦~
3. 让表格每页都自动生成表头
在论文写作过程中，如果数据较多，我们会遇到表格很长需要跨页的情况，在格式要求上，跨页的表格每一页都应该有表头，很多同学都是每一页都手打表头，其实可以很简单就实现让表格每页都自动生成表头。
选中表头，在菜单栏的表格工具中选择“布局 ”选项卡，点击“重复标题行 ”就可以啦！如果想要取消，再点一次“重复标题行 ”即可。
4. 设置标题样式
论文撰写的格式要求中，会有一级标题、二级标题…的格式要求，如果手动依次修改的话，不止麻烦而且无法自动生成目录。我们需要将所有文档标题都设置为标题样式。
在“开始 ”选项卡中，找到标题样式，在“标题1 ”处右键选择“修改 ”，然后设置需要的格式即可，其它级别的修改方式以此类推。
5. 自动生成目录
不要再手动生成目录啦，费手！
设置好标题样式后，可以非常方便地自动生成目录。在“引用 ”选项卡中，点击“目录-> 自动目录 ”就可以生成目录了，可以自定义目录的样式。如果对内容进行了调整，可以点击“更新目录 ”。
此外，一般需要将目录页和正文部分分开，这时就需要插入分节符，分节符可以起到分割其前面文本格式的作用，这样我们对某节内容进行调整时就不会影响其它节，如页脚页眉的修改。
将插入点定位到新节的开始位置，在“布局 ”选项卡中，点击“分隔符-> 分节符 -> 下一页 ”即可。
6. 设置页眉页脚
①如何使第一页不显示页眉而其它页显示？
设置页眉时，勾选“首页不同 ”选项即可。
②不同章节的页眉不同如何设置？
对不同章节进行分节即可，每节可以设置不同的页眉。
③页眉下面有一条横线，如何去掉？
选中页眉后，右键选择“清除格式 ”即可，也可设置其它的样式直接应用。
④如何更改页面横线的样式，如单线改为双线？
选中页眉，在“设计 ”选项卡中找到“页面边框 ”，在打开的边框和底纹窗口，选择“边框 ”选项卡，在样式中选择需要更改的样式，在预览里选择只显示下框线，还可设置颜色与宽度，点击“确定 ”即可。
7. 设置页码
设置页码时，可能有困扰的地方是目录也会编号，一般情况下，我们是从正文部分开始编号。如果设置目录时插入了分节符，我们只需插入页码后点击取消“链接到前一条页眉 ”的按钮；
然后在页码的下拉条选择“设置页码格式 ”，将起始页码设置为“1 ”即可。
8. 实时翻译功能
在“审阅 ”选项卡可看到“翻译 ”选项，可以选择“翻译所选内容 ”或“翻译文档 ”；
比如我们选中一段文字，就可以直接使用Microsoft翻译工具进行翻译，可以根据需要选择目标语言，点击“插入 ”可直接将翻译结果插入至文档中。
如果我们选择“翻译文档 ”则可直接对整篇文档进行翻译，十分方便！
9. 对齐参考文献
插入参考文献时，可能会碰到参考文献没有对齐的情况，特别时[9]和[10]、[99]和[100]的间距不同，只需如下设置：
全选参考文献，右键选择“调整列表缩进 ”，“编号之后 ”的下拉菜单中选择“制表符 ”，点击“确定 ” ；
右键“段落 ”，“对齐方式 ”选择“两端对齐 ”，缩进方式选择“悬挂 ”即可。
10. 打开修订模式
论文初稿完成后，往往需要让导师帮忙审阅，反复修改。我们可以在“审阅 ”选项卡打开“修订 ”模式，这样在文档里面做的修改都会记录下来。对于导师帮忙修改的地方，也可以选择“接收 ”或“拒绝 ”修改。
此外，使用“比较 ”功能可以比较两篇文档，如果导师帮我们修改论文时没有使用修订模式，而是在原文直接进行了修改，就可以使用“比较 ”功能对原文档和新文档进行比较，Word会自动比较并使用修订功能标出两篇文档中不同的地方，这样就可以很清楚地知道哪些地方是修改过的，哪些地方是没有修改的。
以上内容就是本期为大家分享的在修改毕业论文时需要注意的一些地方，大家如果有其它的需要注意的Word技巧，欢迎在留言区补充~
为什么需要对写好的论文进行修改呢？为了提高文章的发表几率，为了减少期刊的拒稿率，因而我们在修改的时候要以这两个目的为主。为了达到这两个目的，那么一篇论文需要满足：完整的结构、具有创新性、同时避免一些写作的细节错误。
想要有完整的结构，那么我们在修改的时候要需要注意：
结构是论文表现形式的重要因素，是论文内容的组织安排。结构的好坏，直接关系着论文内容的表达效果。结构的调整和校正，关系着全文的布局和安排。调整结构，要求理顺思想，检查论文中心是否突出，层次是否清楚，段落划分是否合适，开头、结尾、过渡照应如何，全文是否构成一个完整的严密的整体。调整的原则和要求，是要有利于突出中心论点，服务于表现中心论点。修改结构，应主要抓好以下三个方面：
1.理清文章的层次，保持思路通畅。其实从主副标题方面就可以简单看出文章的思路与层次。另外，一些文章需要从内容去把握，因为没有副标题。确定文章的基本逻辑关系为“提出问题，分析问题，解决问题”;确定全文的布局、层次和段落的安排合乎条理;明确各段落的分论点;适当增删内容，达到全文意思上连贯通畅。
2.实现结构的完整性。从绪论 、本论、结论三大部分分别入手，协调一致，开头能引人入胜，中间论据有材料要充分有力，结尾要主题鲜明。同时还要分清各部分的详略主次得当 。
3.实现结构的严密性。SCI论文的论点论据及大小论点的严密性逻辑性要求很高，不仅需要整体宏观把握，还要注重细节，适当增删是必要的。
有了完整的结构，接下来我们需要对论文的创新性进行修改。很多人都会问创新性怎么修改呢？
创新性是论文的生命力之所在。当然，对于大多数无太多经费和太长时间接人研究的作者来说，在某一领域要有首次发现基本上是不可能的;所以只要利用新规律、新见解、新发现来解决本专业的实际问题或者是对现有的实验方法有所提高，也可以属于创新之列。不一定要执着于首次的发现，其他的新规律、新见解都属于创新的一项，故而对论文创新性的修改应该以实际为准，以文章的“新”为主。
最后，我们需要注意的是在修改论文的时候一些不可忽略的细节。
1、以摘要代替前言。摘要动辄几百个字，充斥着各种实验方法和数据。有些作者特别喜欢罗列数字，让人看得头晕眼花。而到了正文的前言部分，反倒惜墨如金，几十个字了事。这样的前言作为摘要的背景部分还差不多。多数期刊要求摘要限制在250个单词以内，作者必须以最简洁的语句阐明文章的背景、主要内容和意义。而前言则应回顾研究背景，提出问题或假说。很多中文作者对此没有理解，只是简单的说明研究目的，而对研究背景和问题不加理会。
2、滥用缩写而不予介绍。有些作者似乎以多用缩写为荣，以此来显示文章的高水平。而且使用了缩写也不予以介绍其全称，让读者去猜。其实应该尽量减少缩写的使用。特别是不要自己创造新的缩写，除非的确非常有必要。
3、结果部分不是结果。一些初入科学殿堂的作者，好不容易做出些结果，敝帚自珍。几乎把文章的结果部分写成了实验记录，囊括了细胞培养照片、质粒酶切电泳，甚至固定动物的架子。其实这些“结果”并不是实验数据，而只是中间过程。
4、讨论空洞无物。讨论部分很多作者常见的问题是，要么重复前言，要么重复结果。总之就是不给你讨论。讨论部分应该把本研究的结果与他人研究结果进行比较，发现异同并加以探讨说明。临床研究特别要注意是否有limitation，并进行充分讨论。
5、语言是表达思想的工具，要使论文写得准确、简洁、生动，就不得不在语言运用上反复推敲修改。论文的语言修改，主要是在三方面下功夫：一是表达清楚而简练，用最少的文字说明尽可能多的问题，是一篇高质量论文必不可少的条件。为了使文章精练，必须把啰嗦、重复的地方，改为精练、简洁的文字;二是文字表达的准确性。为了语言的准确性，就要把似是而非的话，改为准确的文字;三是语言的可读性，为了语言的可读性，要把平淡的改为鲜明，把拗口的改为流畅，把刻板的改为生动，把隐晦的改为明快，把含混、笼统的改为清晰、具体。
但是，具体我们应该如何对论文的语言进行修改呢?
为了使语言准确、简洁、生动，不能不锤炼字句，而锤炼字句，必须要有正确的指导思想。对语言的锤炼加工，目的是为了更好地表情达意，所以锤炼不能脱离内容的需要，去孤立地雕琢文词，追求华丽。这是在指导思想上必须明确的。另外，在修改中要注意以下四个方面：
第一，要尽可能利用准确、生动、简洁的语言，对生造词语、词类误用、词义混乱等用词不当、词不达意的毛病，要坚决改掉，坚决消灭错别字和不规范的简化字、自造词。鲁迅说他自己写文章“不生造除自己之外，谁也不懂的形容词之类”，“只有自己懂得或连自己也不懂的生造出来的字句，是不大用的”。同样在论文的撰写过程中，词语要用通俗易懂的，自己随意组造的词语要尽量避免出现。
第二，对结构残缺、结构混乱、搭配不当等不合语法的句子，要注意改正，使之合乎语言规范。杜甫说：“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”。唐代作家皮日休说：“百炼成字，千炼成句”。字句要好，就必须反复锤炼、反复琢磨修改。对于那些基本的语句语病，我们要尽量的避免。
第三，要注意句子之间的逻辑联系，力求上下贯通，语气一致，通顺流畅。逻辑不通，则论文不通，论文看着都别扭就更别说别人能同意你的观点，认同你的思维。
第四，检查标点、规范书写。标点符号是文章的构成要素之一，是文章的有机组成部分，用得恰当，能够准确地表达内容;反之，就会影响内容的表达，甚至产生歧义。检查标点符号，主要是看标点符号的用法是否正确，以及调整点错位置的标点符号。修改时，要按约定俗成的用法，严格按规定的格式进行书写。另外，修改时，一定要把潦草的字和不规范的字改正，抄写时要书写工整、字迹清楚。还有，在修改中，对论文中的图表、符号、公式要检查，要合乎规范，对比较复杂的容易出错的，更应仔细校正。
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