文书工作与档案管理的关系
摘要： 在日常工作中,虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性,但由于文书是档案的前身和源泉,档案是文书的归宿,两者密不可分。文书工作不仅直接影响公文的质量,也直接关系到档案的质量,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。
关键词 ：文书工作；档案管理；分析
一、引言
（一）研究背景
文书工作与档案工作是紧密联系的两个不同环节。文书工作的好坏直接影响着档案工作。因此，如何处理好两者的关系，是做好档案工作的重要问题。
（二）文书档案管理的特点
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与文书档案直接产生联系的主要是文书工作
文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础;档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3.文书档案内容丰富，载体多样
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以，及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书工作与档案管理的关系
（一）文书工作是档案工作的基础
文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展。档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的,文书工作为档案工作提供了大量的物质基础———文件材料。文件材料大都出自文书工作者之手,要经过文书工作者审稿,它是文书档案的主要来源。文件材料是档案的前身,文书工作状况如何,不仅直接影响了其自身的质量和机关的日常工作,而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。档案来源于文书,是由文件材料转化而来的,文稿的撰写必须符合党的路线、方针、政策;内容要切合实际情况,观点明确、立据可靠、逻辑严密、言简意赅、文理通顺,文件的制发要考虑齐全。保证质量和齐全,为档案的完整性和系统性打下良好的基础。同时立卷归档工作是文书工作中重要的内容之一,它是做好档案工作的前提条件。如果没有健全的立卷归档制度,组成的案卷是难以保证质量的。文书立卷工作开展的如何将直接影响档案工作的成效,直接影响档案内在质量,其具体表现为:
1.文件立卷归档范围不明确,在立卷时只注意收集账内的文件材料,不收集账外(未经收文登记)文件材料,而账外文件往往也反映一个机关的重要活动。机关档案来自文书,文书立卷归档,既是文书处理工作的终结,又是档案室开展档案工作的开端,文书工作与档案工作相辅相成,相互制约,相互促进,搞好文书立卷工作不仅是搞好本部门工作,提高工作效率的重要条件,而且也是开展档案工作的基础。
2.文件是经过文书部门处理的。文书部门最了解本部门文件运行的情况及文件在承办过程中相互之间有机联系,能准确把握每份文件在实际工作中的效用和保存价值,因而把握案卷的质量,提高案卷的工作效率,这不但对档案工作的开展具有很大作用,而且也利于提高档案的内在质量。
3.文书部门集中立卷可以有效地防止文件的散失,有利于保证文件的齐全。文书部门将承办完毕的文件随时整理立卷,可以使文件的保存有条不紊,并能在立卷的过程中及时发现存在的问题,采取补救措施,这样有利于保证归档材料的完整性、准确性。所以文书部门立卷工作是档案工作的基础,它将决定档案的质量。
（二）文书工作的质量直接影响着档案工作的质量
1.档案的利用检验作用。档案的利用,是档案工作的最终目的,也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书,又为文书服务,档案利用的主导作用,体现在利用工作对基础工作促进和完善方面。而利用效果的大小,取决于文书工作做得如何,假如文件手续不全、缺日期、少单位就会给利用者带来困难,就很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张材料质量易老化,耐破度、耐折度、耐撕度小、易破损、易老化用档不注意耐久性,就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以通过档案的利用,可以发现文件工作中的问题,如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见,档案提供利用,即依赖于文书工作,又是检验文书工作的标准。
2.保存利用。文书工作的成果最终通过档案工作得以保存下来,所以文书工作看起来是默默无闻的工作,但在某种意义上又是“永恒”的工作。不少专业成果在很短时间内就失去了它的作用和价值,而文书工作的成果———一些有查考和利用价值的文件都可能作为档案永久保存。
3.服务作用。档案作为文书的精华,具有原始性、信息性、知识性和价值性。这就决定了档案的服务作用。而这种服务作用最大量、最直接的体现在形成档案的文书部门。档案工作要达到为人所知,档案要充分发挥作用,提高服务质量,在开展提供利用工作中,应做好宣传工作,使利用者正确认识档案和档案工作在现代化建设中的意义,积极为利用者提供档案材料,解答利用者提出的各种问题,更有效地发挥档案的作用。
4.指导作用。立书立卷是文书处理工作的最后环节,也是文书工作与档案工作的结合部。文书工作的有关立卷、归档等环节都必须符合档案管理工作的需要,如文书必须登记齐全以保证档案的完整性,文书立卷归档工作必须遵守档案管理的有关规定,并接受档案部门的指导。在档案归档范围上,不是将所有的文件都立卷保存,为了不使具有保存价值的文件遗漏散失,影响档案的齐全完整,又不要片纸只字俱留,造成档案的庞杂臃肿、玉石不分,影响日后档案的整理、鉴定、保管和利用,文件概不归档不对,“有文必档”也是不必要的。档案范围过宽和过严,都将影响档案的质量。在归档分类上,要便于档案的检索和利用,在案卷质量上,也要符合档案工作的要求。总之,档案工作有关规定对文书工作来说起着导向作用。
5.监督作用。档案工作的监督作用体现在档案部门对文书部门归档文件的检查验收上,按照归档要求,对不符合要求的归档文件,档案部门可以拒收。档案工作还体现在机关工作的凭稽,“千年的档案会说话”,文书部门制发文件引用资料的真实性、可靠性、准确性将无一不受到档案部门所藏档案材料的监督。
三、促进文书工作和档案管理共同发展的对策
在实际工作中，正确处理文书工作和档案工作的关系，至今仍未被一些从事文书处理工作和档案工作的同志所重视。首先表现在文书处理工作部门往往只从本业务部门或个人分工与文书工作的方便出发，既不严格按照党和国家的规定，保证制成文件材料的质量，又忽视了对公务文书的处理，平时不注意文件的分类归档。每年在立卷归档这一重要环节，出现了文书处理工作与档案工作脱钩的现象，给档案工作带来了很多不利影响。其次，档案部门从事档案业务指导的一些同志不懂得文书处理工作业务知识，对文书处理工作难以进行科学合理的指导：一是个别档案部门没有严格按照文书处理工作规定要求操作；二是由于缺乏文书处理工作知识，不能协助文书处理部门健全制度，指导文书处理工作部门切实搞好立卷归档工作；三是一些同志既缺乏文书处理业务知识，又缺乏档案业务知识，在指导档案工作中，以其昏昏，使人昭昭，在实际操作中无法具体指导文书处理工作和文书立卷工作。笔者认为，要正确处理好文书工作和档案工作之间的关系，必须做好以下工作：
（一）档案部门应加强对文书处理工作的业务指导
拓宽档案部门对文书的业务指导范围，建立新型的文档工作关系。档案专业主管部门在重点抓好档案业务指导的同时，还必须注意对党政机关、企事业单位文书处理工作的业务指导。具体做到“四抓”：一是抓好宣传教育工作。要积极宣传、贯彻、执行中共中央、国务院和各省市关于搞好文书处理工作的有关规定，大力推行文书处理工作规范化、制度化和标准化，实现文件制作规范化、文件处理规范化、文书立卷规范化；二是抓好制度建设。要协助文书处理部门建立健全文件材料收集制度、分类归卷制度、案卷归档制度等，这既是提高档案质量的关键，又是档案部门指导工作的一个重要方面；三是抓好业务培训工作。要协助文书处理部门，采取文书处理工作讲座、开展业务座谈会、立卷归档辅导课等形式，提高文书处理人员的业务水平，这种方式省时省事效果好；四是抓好文书处理工作业务指导。档案工作者自身必须努力学习，钻研文书处理业务知识，掌握和提高操作技能，切实抓好对文书处理工作的业务指导。
（二）档案部门要加强对档案业务指导
档案业务指导是一项具有专业理论性、业务技术性和政策性等综合性很强的特殊工作，因此，在实际工作中必须加强指导工作，做好五个坚持：一是坚持加强业务知识学习和掌握文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、专门档案等专业知识，熟悉党和国家以及业务部门关于文书工作和档案工作的方针政策和法规性文件；二是坚持统一标准、统一要求。档案部门的同志在对机关、企事业单位指导文字立卷归档工作时，必须坚持统一标准、统一要求。对文书立卷的案卷质量标准，在要求、做法等方面做到前后一致，以防止文书立卷归档五花八门，确保案卷质量。三是坚持文书立卷质量检查。要切实履行业务检查、指导和监督的职责，要求各单位按时完成文书立卷归档任务，把好质量关，对不合格的必须重新返工，期整改；四是坚持抓好典型，交流经验，档案部门在指导工作中要采取灵活多样的方法进行工作，根据不同专业、不同门类情况抓好典型，总结推广经验，搞好交流，进行表彰与奖励，树立典型，以调动大家的工作积极性，并热情传授理论知识和实际工作技能，帮助文档人员提高业务水平。五是坚持把握工作环节，提高业务质量。在不断提高档案工作业务水平的同时，必须着眼于档案的高质量、高标准，使档案齐全完整、准确分类、系统编目、科学管理、积极提供利用，热情地为机关、企事业单位和社会各项工作服务。
（三）要强化文书人员和档案人员意识
不断提高他们的档案法律观念、信息观念,效益观念、价值观念。使他们认识到自己工作的成绩,直接关系到档案这一国家的宝贵文化财富能否得以妥善的保护和科学管理;关系到《档案法》能否得以很好地贯彻和执行。增强他们事业心和责任感,树立爱岗敬业,开拓进取精神文书工作是一项专业性很强的工作,做一名合格的文档工作者,应具备高度的政治责任心、政治敏锐性,又要具有崭新知识结构、创新能力,不但应具备文书、档案管理工作及写作、计算机等方面知识,还应根据工作需要,不断学习各类知识,掌握前沿科技信息,熟悉掌握各个领域或动向,社会经济发展趋势,为档案工作的开展打下良好的基础。
四、结语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
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近日，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，并发出通知，要求各地区各部门认真遵照执行。
通知指出，《条例》全面贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，深入落实全国组织工作会议精神，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持从严管理干部，总结吸收党的十八大以来从严管理干部人事档案工作的新经验新成果，对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等加以规范完善，是今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循。
通知要求，各级党委（党组）及其组织人事部门要牢固树立政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，深入学习宣传贯彻《条例》，提高政治站位，切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源。要着力完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，全面提升干部人事档案工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。
《干部人事档案工作条例》全文如下。
第一章 总则
第一条 为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中国共产党章程》等党内法规和《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，制定本条例。
第二条 干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第三条 干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。
第四条 干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。
第五条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：
（一）党管干部、党管人才；
（二）依规依法、全面从严；
（三）分级负责、集中管理；
（四）真实准确、完整规范；
（五）方便利用、安全保密。
第六条 本条例适用于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。
第二章 管理体制和职责
第七条 全国干部人事档案工作在党中央领导下，由中央组织部主管，各地区各部门各单位按照干部管理权限分级负责、集中管理。
第八条 中央组织部负责全国干部人事档案工作的宏观指导、政策研究、制度建设、协调服务和监督检查。
建立由中央组织部牵头、中央和国家机关有关部门参与的干部人事档案工作协调配合机制，研究完善相关政策和业务标准，解决有关问题，促进工作有机衔接、协同推进。
第九条 各级党委（党组）领导本地区本部门本单位干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。
第十条 各级组织人事部门负责本地区本部门本单位干部人事档案工作，建立健全规章制度和工作机制，配齐配强工作力量，组织开展宣传、指导和监督检查。
第十一条 中央组织部负责集中管理中央管理干部的人事档案。
第十二条 中央和国家机关各部委、参照公务员法管理的机关（单位）组织人事部门，中管金融企业、中央企业、党委书记和校长列入中央管理的高校组织人事部门，负责集中管理党委（党组）管理的干部（领导人员、管理人员、专业技术人员，下同）和本单位其他干部的人事档案。
第十三条 省（自治区、直辖市）、市（地、州、盟）党委组织部门负责集中管理本级党委管理干部的人事档案；省、市级直属机关和国有企事业单位组织人事部门集中管理党委（党组）管理的干部和本单位其他干部的人事档案。
县（市、区、旗）以下机关（单位）的干部人事档案可以按不同类别、身份，由县（市、区、旗）党委组织部门、人力资源社会保障部门等分别集中管理。
第十四条 根据工作需要，经上级组织人事部门批准，有关机关（单位）组织人事部门可以集中管理下级单位的干部人事档案。
第十五条 干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由干部人事档案工作人员所在单位组织人事部门另行指定专人管理。
第十六条 组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构（以下简称干部人事档案工作机构），每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责。
干部人事档案工作机构（含干部人事档案工作岗位，下同）的职责包括：
（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作；
（三）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；
（四）指导和监督检查下级单位干部人事档案工作；
（五）办理其他有关事项。
第十七条 组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。
干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。
第三章 内容和分类
第十八条 干部人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。
第十九条 干部人事档案主要内容和分类包括：
（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）， 当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
干部人事档案材料具体内容和分类标准由中央组织部确定。
第二十条 各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人应当按照各自职责，共同做好干部人事档案内容建设。
中央组织部会同有关部门统一明确归档材料的内容填写、格式规范等要求。
各级党政机关、国有企事业单位和其他组织应当按照要求制发材料。
干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。
材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。
第四章 日常管理
第二十一条 干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。
日常管理工作中，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当执行国家档案管理的有关法律法规，接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
第二十二条 干部人事档案分为正本和副本。
首次参加工作被录用或者聘用为本条例第六条所列人员的，由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本，并且负责管理。
干部所在单位或者协管单位干部人事档案工作机构根据工作需要，可以建立副处级或者相当职务以上干部的干部人事档案副本，并且负责管理。副本由正本主要材料的复制件构成。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。
发现干部人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报上级组织人事部门批准，由负责管理档案的干部人事档案工作机构协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。
第二十三条 干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。
组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。
干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。
第二十四条 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。
第二十五条 干部人事档案管理权限发生变动的，原管理单位的干部人事档案工作机构应当对档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，并在2个月内完成转递；现管理单位的干部人事档案工作机构应当认真审核，严格把关，一般应当在接到档案2个月内完成审核入库。
干部出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，在党委（党组）或者组织人事等有关部门对当事人作出结论意见或者处理处分，经保密审查后，原管理单位的干部人事档案工作机构应当将档案转递至相应的干部人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。接收单位不得无故拒绝接收人事档案。
转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。
因行政区划调整、机构改革等原因单位撤销合并、职能划转、职责调整，国有企业破产、重组等，组织人事部门应当制定干部人事档案移交工作方案，编制移交清单，按照有关要求及时移交档案。
干部死亡5年后，其人事档案移交本单位档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。
第二十六条 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。
第二十七条 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当定期对干部人事档案日常管理、基础设施和队伍建设等工作情况进行统计、分析、研判，加强档案资源科学管理。
第二十八条 各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。
第二十九条 干部人事档案工作机构及其工作人员应当按照相关标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当在2个月内归档。
第五章 利用和审核
第三十条 干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。
干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第三十一条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。
复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。
第三十二条 查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）查阅单位如实填写干部人事档案查阅审批材料，按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章；
（二）查阅档案应当2人以上，一般均为党员；
（三）干部人事档案工作机构应当按照程序审批；
（四）在规定时限内查阅。
第三十三条 干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料。
第三十四条 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照统一要求，结合实际制定查（借）阅干部人事档案的具体规定。
第三十五条 组织人事部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
第三十六条 干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第三十七条 干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第三十八条 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。
第六章 纪律和监督
第三十九条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；
（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；
（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。
第四十条 党委（党组）及其组织人事部门对干部人事档案工作和本条例实施情况进行监督检查。
纪检监察机关、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。
第四十一条 党委（党组）及其组织人事部门在干部人事档案工作中，必须严格执行本条例，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。
下级机关（单位）和党员、干部、群众对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向上级党委（党组）及其组织人事部门、纪检监察机关举报、申诉，受理部门和机关应当按照有关规定查核处理。
第四十二条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第七章 附则
第四十三条 流动人员和自主择业军队转业干部等其他人员的人事档案管理工作，由相关主管部门根据本条例精神另行规定。
第四十四条 中国人民解放军和中国人民武装警察部队干部人事档案工作规定，由中央军事委员会根据本条例精神制定。
第四十五条 本条例由中央组织部负责解释。
第四十六条 本条例自2018年11月20日起施行。1991年4月2日中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》同时废止。
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